Immigration : documents officiels et démarches à entreprendre

La validité d’un permis d’études canadien ne dépassera pas la date d’expiration de votre passeport. Si celui-ci vient à échéance dans la prochaine année, vérifiez si vous pouvez le renouveler avant de faire la demande de vos documents d’immigration, à défaut de quoi vous devrez entreprendre le renouvellement de tous ces mêmes documents au cours de vos études. Cela implique notamment de payer de nouveau l’ensemble des frais.

Vous devez avoir un passeport valide au moment de faire la demande de CAQ, mais vous pouvez commencer cette démarche même si vous devez renouveler votre passeport. Faire ces deux démarches en parallèle peut vous faire gagner du temps. Il vous faudra par contre attendre votre nouveau passeport pour faire votre demande de permis d’études.

L'ensemble des étudiantes et étudiants internationaux (sauf programmes de moins de 6 mois et quelques autres cas particuliers) doivent obtenir un CAQ auprès du Ministère de l’Immigration, de la Francisation et Intégration (MIFI) pour étudier au Québec. Cette démarche doit être entreprise dès la réception de la lettre d’admission.

Depuis le 13 février 2024, le MIFI émet une lettre d’attestation de délivrance du CAQ pour études qui fait office de lettre d’attestation provinciale (LAP). Cette lettre permet aux personnes candidates de présenter leur demande de permis d’études, selon les instructions du gouvernement fédéral annoncées le 22 janvier 2024.

Le CAQ est un document délivré en fonction de la durée normale de votre programme d’études, et pour un seul cycle d’études. Le cycle est clairement indiqué dans votre lettre d'admission :

• Baccalauréat = 1^er cycle;
• Maîtrise et DESS = 2^e cycle;
• Doctorat = 3^e cycle.

Vous pourriez obtenir des documents d’immigration valides pour 90 jours supplémentaires à la fin de votre programme d’études dans le but de faciliter la transition à la fin de votre programme. Bien qu’une lettre explicative ne soit pas requise avec la demande de CAQ, vous pourriez inclure une telle lettre afin de préciser la date de fin de votre programme :

• Fin du programme à la session d'automne : le CAQ devrait expirer le 31 mars suivant
• Fin du programme à la session d'hiver : le CAQ devrait expirer le 31 juillet
• Fin du programme à la session d'été : le CAQ devrait expirer le 30 novembre

Assurez-vous de prendre connaissance et de comprendre les conditions associées avec le CAQ, notamment de faire de ses études son activité principale (étudier à temps plein) et de maintenir une assurance maladie et hospitalisation pour la durée de votre séjour pour vous et toute personne qui vous accompagne.  

Procédure

1. Faire la demande par le formulaire de demande de CAQ. 
2. Payer les frais de traitement (128 $ en 2024) via la plateforme Arrima.
3. Suivre l’aide-mémoire et rassembler les documents demandés.
4. Signer, dater et numériser les formulaires. Attention! Il faut imprimer le formulaire Déclaration, engagements et autorisations, et le signer à la main!
5. Environ 48 h après avoir déposé votre demande, vous pourrez lier votre demande à votre compte Arrima et devrez y déposer tous les documents justificatifs demandés. Une fois les documents déposés, vous ne pourrez pas les modifier. Assurez-vous de garder une copie numérique de votre dossier. 

Documents requis

Vous devrez déposer les documents suivants, ainsi que tout autre document indiqué dans l’aide-mémoire personnalisé qui sera généré depuis votre dossier en ligne :

• Formulaire Déclaration, engagements et autorisations portant une signature manuscrite identique à celle de votre passeport
• Passeport
• Lettre d’admission que vous avez reçue dans votre portail Omnivox
• Preuves de capacité financière, si vous résidez actuellement en Autriche, au Canada, aux États-Unis, en France (y compris La Réunion), au Groenland, à Hong Kong, au Mexique, à Monaco ou à Saint-Pierre-et-Miquelon. Veuillez consulter le site web du MIFI afin de connaître le Coût des études et de la vie ainsi que les Preuves de capacité financière acceptées.

Quoiqu’une lettre explicative n’est pas obligatoire, celle-ci serait recommandée afin de mentionner les points suivants, qui ne sont pas indiqués sur votre lettre d’admission :

• Dates exactes de début et de fin du programme : référer au calendrier universitaire. Si le calendrier n’est pas encore disponible pour votre session de fin d’études, en tant que date de fin du programme vous pouvez mettre le dernier jour du mois. Par exemple :
  • Automne : 31 décembre;
  • Hiver : 30 avril;
  • Été : 31 août.
• Droits de scolarité : référer à la page Coût des études. Vous pouvez aussi inclure des captures d’écran du Calculateur de frais de scolarité.
• Validité du CAQ : demander les 90 jours supplémentaires après vos études afin de faciliter la transition en fin de programme.

Délais de traitement

Le traitement de votre demande débute une fois les documents soumis dans Arrima. Si votre dossier est complet, le délai de traitement sera alors d'environ 25 jours ouvrables. Si votre dossier est incomplet, vous recevrez d’abord un avis d’intention de refus et aurez l'occasion de déposer de nouveaux documents justificatifs dans Arrima. Les délais de traitement seront alors plus longs.

Approbation

Lorsque votre CAQ est approuvé, une lettre d’attestation de délivrance de votre CAQ pour études sera émise dans votre dossier en ligne. Vous pouvez dès lors utiliser cette attestation pour lancer votre demande de permis d'études. Depuis le 15 mars 2023, le MIFI n’émet plus de CAQ papier. Lisez attentivement cette lettre et si vous trouvez des erreurs, communiquez avec le MIFI directement.

Tous les étudiants internationaux (sauf programmes de moins de 6 mois) doivent obtenir un permis d’études auprès d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour étudier au Canada. Cette démarche doit être entreprise dès la réception de l'attestation de délivrance de votre CAQ.

Depuis le 22 janvier 2024, la plupart des étudiants doivent présenter une lettre d’attestation provinciale (LAP). Au Québec, les CAQ émis à partir du 13 février 2024 font office de LAP. Les étudiants inscrits aux programmes de maîtrise et de doctorat sont exemptés de la LAP, mais pas du CAQ. Si le MIFI vous a émis une lettre d’attestation de délivrance du CAQ pour études avant le 13 février 2024 et que vous avez besoin d’une lettre d’attestation actualisée pour présenter votre demande de permis d’études auprès du gouvernement fédéral, veuillez remplir ce formulaire.

Documents requis

Vous devrez déposer les documents suivants, ainsi que tout autre document spécifique demandé par le bureau des visas qui traitera votre demande selon votre pays de résidence. Consultez la trousse de demande pour connaître les directives de votre bureau des visas.

• Passeport
• Attestation de délivrance du Certificat d’acceptation du Québec (CAQ), qui fait aussi office de lettre d’attestation provinciale (LAP)
• Lettre d’admission que vous avez reçue dans votre portail Omnivox
• Preuves de capacité financière. Veuillez consulter le site web du MIFI afin de connaître le Coût des études et de la vie, ainsi que le site web d’IRCC afin de connaître les Preuves de ressources financières acceptées.

Quoiqu’une lettre explicative n’est pas obligatoire, celle-ci serait recommandée afin de mentionner les points suivants, qui ne sont pas mentionnés sur votre lettre d’admission :

• Dates exactes de début et de fin du programme : référer au calendrier universitaire. Si le calendrier n’est pas encore disponible pour votre session de fin d’études, en tant que date de fin du programme vous pouvez mettre le dernier jour du mois. Par exemple :
  • Automne : 31 décembre;
  • Hiver : 30 avril;
  • Été : 31 août.
• Droits de scolarité : référer à la page Coût des études. Vous pouvez aussi inclure des captures d’écran du Calculateur de frais de scolarité.
• Plan d’études/Résumé de la demande : expliquer votre projet d’études, vos perspectives de retour dans votre pays d’origine, vos objectifs professionnels, votre historique de voyage, les liens dans et hors de votre pays d’origine, votre capacité financière, etc.

Procédure

1. Faire une demande en ligne avec le portail IRCC*.
2. Payer les frais de traitement de 150 $ et les frais de données biométriques de 85 $. 
3. Rassembler tous les documents et garder une copie numérique de votre dossier.

^{*La demande en ligne est obligatoire, sauf exceptions. Vous pouvez seulement déposer une demande sur papier si vous avez un handicap qui vous empêche de présenter une demande en ligne ou si vous détenez une pièce d’identité ou un titre de voyage délivré aux résidents non ressortissants, aux réfugiés ou aux apatrides.}

Portez attention à vos réponses aux questions posées dans le portail IRCC, car ces réponses détermineront les documents que vous devez fournir avec votre demande. Si vous êtes admis au baccalauréat ou à la maîtrise projet, veuillez lire attentivement les informations à l’étape 4. Demander un permis de travail stage coop (Baccalauréat, Maîtrise avec projet).

Volet direct pour les études | Payer les frais de scolarité avant l'arrivée

Si vous êtes résident ou résidente de l'un de ces pays : Antigua-et-Barbuda, Brésil, Chine, Colombie, Costa Rica, Inde, Maroc, Pakistan, Pérou, Philippines, Saint-Vincent-et-les Grenadines, Sénégal, Trinité-et-Tobago, ou Vietnam, il est possible que vous puissiez obtenir un permis d’études en 20 jours civils par l’intermédiaire du programme Volet direct pour les études. Vous aurez à répondre à différentes exigences, dont celle d'avoir payé vos frais de scolarité pour votre première année d’études. Vous trouverez la procédure pour le transfert international dans notre foire aux questions sur le paiement des frais de scolarité.

Délais de traitement

Vérifiez les délais de traitement en ligne qui varient grandement selon le pays. Si les délais annoncés sont dépassés, il est possible de soumettre une requête dans le formulaire en ligne. Si vous êtes toujours sans réponse, il est possible de communiquer avec eux de l’étranger au numéro 613 944-4000. Il faut d’abord sélectionner la langue, puis l’option Immigration, citoyenneté et visas pour le Canada. Attention! Ce n'est pas un numéro sans frais et il faut s'armer de patience.

Approbation

Si votre demande de permis d’études est approuvée, vous recevrez une lettre d’introduction de la part de votre ambassade. Ce document devra être conservé avec soin, et vous devrez le remettre aux agents des services frontaliers lors de votre arrivée au Canada. À moins que votre passeport expire plus tôt, votre permis d’études sera émis pour la même durée que votre CAQ et idéalement, pour 90 jours après la fin de votre programme.

Si votre demande est refusée, vous devrez recommencer le processus, avec des documents justificatifs additionnels. Consultez l’étape 9. Que faire en cas de refus?

L’ensemble des étudiantes et étudiants du baccalauréat ont des stages obligatoires, et les étudiants à la maîtrise avec projet ont également l’option de réaliser un stage. Si vous êtes dans l’un ou l’autre de ces programmes, vous devrez vous procurer un permis de travail programme de stage (coop) afin d’accéder aux offres de stages rémunérés et de travailler légalement au Canada dans le cadre de votre programme.

Procédure

Dans votre demande de permis d’études en ligne, répondez « oui » à la question si l'expérience de travail fait partie intégrante de votre programme d'études au Canada. Dans les documents justificatifs, téléchargez de nouveau votre lettre d’admission. Le stage est mentionné en page 1 pour les étudiants du baccalauréat et en page 2 pour les étudiants à la maîtrise avec projet (M. Ing.). Vous recevrez votre permis d’études et permis de travail stage coop à votre arrivée au Canada, sur présentation de la lettre d’introduction à l’agent frontalier. N’hésitez pas à le demander explicitement.

Si vous avez oublié d'en faire la demande, ou si l'agent frontalier oublie de vous remettre votre permis de travail stage coop, il vous sera possible d'en faire la demande une fois au Canada. Ce permis n’est pas obligatoire pour finaliser votre inscription à l’ÉTS, mais il est obligatoire pour avoir accès aux offres de stage. Consultez la procédure détaillée.

Délais de traitement

Ce permis est sans frais et le délai de traitement est le même que le permis d’études donc il est préférable de faire la demande des deux permis en même temps. De cette façon, vous aurez accès aux offres de stages dès leur publication!

Ce ne sont pas tous les étudiants qui peuvent obtenir un permis de travail stage coop. Nous vous recommandons alors de ne pas hésiter à le demander à l’agent frontalier à votre arrivée au Canada sur présentation de votre lettre d’introduction.

Si vous ne faites pas votre demande de permis de travail stage coop simultanément, vous aurez à le faire une fois sur place au Canada et les délais peuvent être longs. Dans un tel cas, le permis vous sera envoyé par la poste.

La quasi-totalité des étudiants internationaux (sauf ceux en provenance des États-Unis et certaines exceptions) devront fournir leurs données biométriques (empreintes digitales et photographie) pour obtenir leur permis d’études et leur visa. Vérifiez qui a besoin de fournir ses données biométriques.

Les données biométriques seront valides pour 10 ans, donc si vous les aviez déjà fournies lors d'une demande antérieure à IRCC, vous n'aurez pas à les refaire. Vous recevrez une lettre d’instruction dans votre portail IRCC après avoir envoyé votre demande de permis d’études, vous expliquant comment et où prendre rendez-vous. Vous devrez alors vous rendre au centre de réception des demandes de visa (CRDV) le plus près de votre résidence. Vous devrez aussi payer des frais de 85 $ CA si vous ne les avez pas déjà acquittés lors de la demande de permis d'études.

Selon les pays où vous avez résidé dans la dernière année, vérifiez si vous devrez passer un examen médical. Si vous êtes concerné, vous recevrez des instructions de la part d’IRCC et aurez 30 jours pour passer l’examen. Les résultats seront envoyés directement par le médecin désigné à IRCC et les résultats demeureront valides pour une durée de 12 mois.

Vérifiez si vous avez aussi besoin d’un visa de résident temporaire pour entrer au Canada, selon votre pays de citoyenneté. Ce dernier vous sera émis avec le permis d’études, sans frais additionnels, et pour la même durée de validité. Vous serez invité à faire parvenir votre passeport au bureau des visas canadien (BVC) assigné à votre pays de résidence, qui y apposera le visa.

Si vous provenez d’un pays qui exige une autorisation de voyage électronique (AVE), vous la recevrez automatiquement et sans frais additionnels avec votre lettre d’introduction qui confirme l’approbation du permis d'études. Sa durée sera de 5 ans ou jusqu'à l'expiration de votre passeport, selon la première éventualité.

Planifiez votre arrivée au minimum 5 jours avant le début de la session afin de faciliter votre installation à Montréal, d’assister aux activités d’accueil et de finaliser votre inscription en présentant vos documents d’immigration au Bureau de la registraire. Si vous souhaitez arriver plus tôt, il n’y a pas de délai officiel prescrit par l’immigration. Toutefois, si vous décidez d’arriver jusqu’à plusieurs mois avant le début officiel de votre session, l’agent des services frontaliers pourrait douter de vos intentions et vous refuser l’entrée sur le territoire. De plus, vous devrez vous doter d’une assurance maladie et hospitalisation privée pour vous couvrir durant cette période. Si votre permis d’études vous autorise à travailler pendant vos études, il est à noter que vous n’êtes pas autorisé à travailler avant le début de votre programme.

Consultez la page Préparez votre arrivée au Canada pour connaître les documents à avoir en main lors de votre arrivée au Canada, et pour finaliser votre inscription à l’ÉTS.

Si votre demande de permis d'études est refusée, l'ÉTS ne peut intervenir auprès d'IRCC. Vous devrez alors prendre des décisions, dont celle d'annuler, de reporter ou de maintenir votre projet d'études. Pour vous aider, voici les considérations et démarches que cela implique.

Démarches auprès d'IRCC

Avant de demander un nouveau permis d'études, il est primordial de comprendre les motifs du refus précédent et d'évaluer si vous avez les arguments et les documents additionnels pour obtenir une réponse favorable.

1. Consultez l'information liée à la trousse de demande pour revoir les directives spécifiques de votre bureau des visas;
2. Voyez nos recommandations concernant une lettre explicative à joindre à votre demande dans la section « Demander un permis d’études - Documents requis ». Rédigez une lettre explicative détaillée de deux pages au maximum avec des sections bien définies et des informations bien énumérées. Abordez clairement les motifs de refus invoqués.
3. Si vous avez une personne contact au Canada, celle-ci pourrait faire une demande d'accès à l'information en votre nom.

Démarches auprès de l'ÉTS

Si vous comptez déposer une nouvelle demande de permis d'études, vérifiez d'abord le délai de traitement. S'il excède le début de la session à laquelle vous deviez commencer, demandez d'abord un report d'admission à une session subséquente dans le portail Omnivox. Une fois votre demande traitée, vous recevrez une nouvelle lettre d'admission avec laquelle vous pourrez faire votre nouvelle demande de permis d'études. Consultez notre section sur le report d’admission et l’impact sur les documents d’immigration.

Si vous abandonnez votre projet d'études, vous pouvez procéder à votre désistement dans le portail Omnivox.

Si vous devez ou souhaitez reporter votre admission, l’ÉTS vous permet de le faire jusqu’à deux fois, pour un maximum de trois sessions (un an). Le report d’admission est gratuit, mais ne se fait pas automatiquement. Il est de votre responsabilité de vous rendre sur le portail Omnivox pour faire votre demande de report. C’est aussi sur Omnivox que vous aurez accès à votre nouvelle lettre d’admission dès que votre demande sera traitée. En raison du volume élevé de demandes, cela peut prendre quelques semaines. Si vous étiez inscrit à des cours, ces derniers seront automatiquement annulés, sans frais. Si vous éprouvez des problèmes, veuillez remplir ce formulaire.

Date limite

Vous devez faire votre demande de report avant les dates limites suivantes :

• Session d'hiver : 15 janvier
• Session d'été : 15 mai
• Session d'automne : 15 septembre

Si vous n’entreprenez aucune action avant cette date (report ou inscription), le Bureau de la registraire fermera votre dossier pour désistement. Vous n’aurez plus la possibilité de faire une demande de report dans le portail Omnivox.

Impact sur vos documents d’immigration

• CAQ : Veuillez noter que vous n’avez pas à demander un nouveau CAQ si vous reportez le début de votre programme d’études à la prochaine session d’études prévue au calendrier scolaire, sans compter celle d’été, mais que dans tous les autres cas, vous devez demander un nouveau CAQ.
• Permis d’études : Que votre demande de permis d’études soit toujours en traitement ou qu’elle ait déjà été approuvée, faites suivre votre nouvelle lettre d’admission et votre nouveau CAQ (le cas échéant) à IRCC à l'aide du formulaire web.
• VRT ou AVE : Vous n’avez pas à demander un nouveau VRT ou AVE, mais il est important de toujours vérifier leur date d’expiration.

Lisez attentivement la section E du site web d’IRCC pour connaître tous les détails entourant un report d’admission (inscription différée).

Si vous avez un permis d'études valide, vous pouvez changer de programme d'études ou d'établissement d'enseignement désigné (EED) sans avoir à présenter une nouvelle demande de permis d'études. Cependant, vous devez immédiatement aviser IRCC et changer le numéro de votre établissement d’enseignement désigné dans votre portail IRCC.

Lisez attentivement la section C du site web d'IRCC pour connaître tous les détails entourant un changement d’établissement ou de programme.

À noter qu’un CAQ demeure valide même si vous changez d’établissement d’enseignement ou de programme d’études pour le même niveau d’études seulement si vous avez déjà obtenu un permis d’études. Donc, si vous êtes à l'extérieur du Canada et que votre demande de permis d’études est toujours en traitement : vous devrez demander un nouveau CAQ et aviser IRCC en soumettant votre nouvelle lettre d'acceptation et votre nouveau CAQ au moyen du formulaire web d’IRCC.

Si vous êtes à l'extérieur du Canada et que votre demande a déjà été approuvée : vous devrez présenter une nouvelle demande de CAQ, et ensuite, de permis d'études et payer les frais applicables.

Il arrive qu’un étudiant doive interrompre temporairement ses études pour des raisons exceptionnelles (maladie, grossesse, urgence familiale, décès, etc.) qui doivent être documentées avec des preuves à l'appui. Consultez, selon votre type de programme, quelles sont les démarches pour vous absentez de vos études.

Lisez attentivement la section D du site web d’IRCC pour connaître tous les détails entourant un congé d’études

Si vous êtes exclu de votre programme, l’ÉTS fermera votre dossier, annulera l’inscription à vos cours ainsi que votre assurance Desjardins, le cas échéant. Comme vous n’aurez plus accès à vos courriels, il est conseillé de conserver les correspondances qui vous ont été acheminées concernant votre exclusion afin de documenter votre situation à l’immigration. Si vous aviez déjà acquitté les frais, communiquez avec nous. Le remboursement se fera dans les 4 à 5 semaines, par chèque envoyé à l’adresse postale dans votre dossier étudiant.

Si vous êtes assuré par la RAMQ, vous devriez communiquer avec eux pour les informer de l’interruption des études afin de valider la période d’admissibilité et les démarches à suivre. Si vous étiez couvert par l’assurance Desjardins, celle-ci sera annulée à la fin du mois suivant l’exclusion. Si vous comptez rester sur le territoire, il est essentiel de contracter une assurance maladie et hospitalisation personnelle. Il en va non seulement de votre santé et sécurité, mais aussi de rester conforme aux requis de l’immigration.

Vous devrez ensuite évaluer les options qui s’offrent à vous selon votre situation. Par exemple, selon le motif d’exclusion, vous pourriez présenter une demande d’admission à un nouveau programme à l’ÉTS ou explorer les options dans un autre ÉED. Vous pourriez aussi considérer la possibilité de quitter le Canada, puisque vous n’êtes pas autorisé à travailler durant cette période.

Nous offrons des ateliers concernant les enjeux légaux et les stratégies pour les étudiants internationaux en situation d’exclusion. Consultez le calendrier pour connaître les dates des prochains ateliers.

L’exclusion d’un programme d’études peut engendrer une période de stress. Il est conseillé d’en parler à votre entourage et votre famille et à demander de l’aide en cas de besoin. Les Services à la vie étudiante (SVÉ) offrent des consultations psychosociales individuelles, offertes gratuitement et en toute confidentialité. Communiquez avec eux à ce sujet et visionnez l’atelier « De la perte à la reconstruction : l’expérience du deuil lié à l’exclusion d’un programme d’études».

Dans l’éventualité où vous devez prolonger vos documents d’immigration durant votre séjour, il est de votre responsabilité de fournir ceux-ci au Bureau de la registraire dans les délais prescrits, qui vous serons d’ailleurs précisés sous forme de rappels automatisés.

Si vous ne fournissez pas les documents d’immigration dans les délais, l’ÉTS fermera votre dossier et annulera l’inscription à vos cours, ainsi que votre assurance Desjardins, le cas échéant. Si vous aviez déjà acquitté les frais, ceux-ci seront remboursés sous forme de crédit à votre dossier. Si vous préférez obtenir un remboursement, communiquez avec nous. Le remboursement se fera dans les 4 à 5 semaines suivantes, par chèque envoyé à l’adresse postale dans votre dossier étudiant.

Si vous êtes assuré par la RAMQ, vous devriez communiquer avec eux pour les informer de l’interruption des études afin de valider la période d’admissibilité et les démarches à suivre. Si vous étiez couvert par l’assurance Desjardins, celle-ci sera annulée à la fin du mois suivant l’exclusion. Si vous comptez rester sur le territoire, il est essentiel de contracter une assurance maladie et hospitalisation personnelle personnelle. Il en va non seulement de votre santé et sécurité, mais aussi de rester conforme aux requis de l’immigration.